Le cahier des charges d’un projet SIRH

À la suite de l’étape de l’expression des besoins, vue dans notre article précédent, vous avez pu effectuer un état des lieux des outils dont vous disposez au sein de votre entreprise et des problèmes rencontrés.

Rédiger un cahier des charges précis de votre projet SIRH va vous permettre de dresser la liste des fonctionnalités nécessaires, et de fixer vos attentes et objectifs. Par ailleurs, il va constituer un support précieux auprès des fournisseurs de solutions SIRH qui vont pouvoir se positionner auprès de vous.

Qu’est-ce qu’un cahier des charges ?

De façon générale, le cahier des charges constitue un document contractuel ayant pour objectif de cadrer un projet. Il liste les attentes et besoins du donneur d’ordre, spécifie les contraintes techniques, l’enveloppe budgétaire, les délais de réalisation ainsi que les limites du projet.

Objectifs du cahier des charges

Le cahier des charges est la traduction opérationnelle de l’expression de besoins. À la suite de l’audit des besoins de votre entreprise, il permet de répondre aux attentes exprimées par les différents départements qui sont concernés par la mise en place du futur SIRH. Le cahier des charges vous permet de garder une approche méthodique et centrée sur votre besoin, et c’est celui-ci uniquement qui va vous orienter pour savoir quel SIRH choisir.

Support incontournable de votre projet, le cahier des charges est le document de référence dans la méthodologie de mise en place d’un SIRH. Il va également permettre d’aiguiller les prestataires de solutions SIRH qui vont pouvoir se positionner ou non dans votre quête d’un Système d’Informations des Ressources Humaines qui couvrira un maximum des fonctionnalités recherchées, entre autres éléments.

En synthèse

Le cahier des charges doit aborder trois grands axes : les aspects fonctionnels, techniques et financiers. Il présente les départements concernés par le futur SIRH, les processus qui devront être automatisés, les fonctionnalités qui seront nécessaires, la liste des logiciels qui seront impactés, le retour sur investissement souhaité avec le nouvel outil…

Une équipe projet dédiée

Une équipe projet dédiée va accompagner l’avancement et la rédaction du cahier des charges SIRH. Celle-ci, qui a été constituée lors de l’étape de l’expression des besoins, est composée d’un représentant de chaque service de la société : ressources humaines, paie, direction financière et juridique, IT, performance interne… Emmenée par le chef de projet, l’équipe projet est pluridisciplinaire et chaque fonction va collaborer à l’élaboration d’un cahier des charges complet et exhaustif.

Présentation de l’entreprise et du projet

Afin d’introduire le futur prestataire à votre société et de lui permettre de cerner votre besoin, il est important qu’il dispose d’informations concernant votre entreprise : secteur, contexte, évolution, historique… Une présentation des effectifs et catégories socio-professionnelles, incluant le service RH (qui sera amené à gérer le SIRH), peut être utile.

Définir les objectifs

Les enjeux SIRH sont principalement d’accompagner la productivité de l’entreprise au niveau administratif, et visent à améliorer la performance générale de l’entreprise. Il vous faut préciser l’ensemble des enjeux et objectifs attendus grâce à ce nouvel outil.

Définir les fonctionnalités

Les besoins de chaque département doivent être traduits en fonctionnalités. Cela peut concerner par exemple :

• La gestion administrative
• La gestion des ressources humaines (avec onboarding et offboarding : arrivée des nouveaux collaborateurs et gestion de leur sortie)
• La gestion de la paie
• La gestion des temps et des activités
• La gestion des CP (avec des sous caractéristiques, par exemple, pays de travail)
• Les entretiens (paramétrer la périodicité)
• Les notes de frais
• La formation…

Il est essentiel de hiérarchiser ces fonctionnalités afin de cerner lesquelles sont nécessaires et lesquelles sont optionnelles.

Affiner chaque fonctionnalité

Le cahier des charges permet d’aborder précisément chaque fonctionnalité attendue. Par exemple, si l’on souhaite automatiser la signature des contrats via l’interface SIRH, il faut inclure dans le cahier des charges la fonctionnalité « Signature électronique des contrats », en y intégrant le coût, le workflow, les spécificités techniques de mise en œuvre et de gestion.

Les contraintes techniques

Votre cahier des charges doit présenter vos contraintes techniques, afin d’éviter tout malentendu (et tout litige) avec votre futur prestataire. Il peut s’agir notamment de veiller à la compatibilité d’un logiciel exploité par l’entreprise qui devra fonctionner avec le nouvel SIRH (par exemple, un logiciel de gestion comptable ou de paie…).  Il s’agit également de vérifier les contraintes d’exploitation du futur SIRH et leur comptabilité avec l’environnement informatique de votre entreprise.

Le budget

Le budget défini doit comprendre les coûts de setup et les coûts de run (mise en œuvre et exploitation).

Les délais de réalisation

Afin d’obtenir une bonne visibilité du projet et des différentes échéances de sa réalisation, il est important de définir un calendrier précis de mise en place du SIRH. La date à laquelle l’outil doit être mis en place pour sa première exploitation est à indiquer.

Accompagner le changement

Pour maximiser le bon déroulement de votre projet SIRH, il faut accompagner l’équipe et communiquer à différents niveaux de l’avancement du projet. Rassurer l’ensemble des collaborateurs qui seront amenés à utiliser le nouvel outil permettra d’intégrer plus rapidement les nouveaux process, ainsi le gain de temps dans l’exécution des tâches administratives sera réel.

L’absence de communication ou une mauvaise communication peut entraîner une certaine résistance au changement, la peur de l’inconnu et des nouvelles pratiques.

Confronter votre cahier des charges avec les solutions disponibles sur le marché

Toutes les solutions sur le marché ne se valent pas. Il est essentiel de dresser un comparatif des différents éditeurs SIRH. Une migration SIRH bien effectuée repose sur le choix final qui devra intégrer un maximum des points définis dans votre cahier des charges.

Explorer les solutions SIRH

Enfin, afin d’étoffer votre cahier des charges en étant sûr de n’avoir fait l’impasse sur aucune fonctionnalité, il peut être judicieux de consulter les différents sites internet de solutions SIRH pour découvrir les fonctionnalités proposées. Ces découvertes vont peut-être devenir de nouveaux besoins dont vous n’aviez pas encore connaissance.

La constitution du cahier des charges peut être décisive sur la mise en place de votre future solution SIRH.  PAYJOB Audit et Conseil vous propose de prendre en charge cette partie pour votre société.

Il s’agit également de vérifier les contraintes d’exploitation du futur SIRH et leur comptabilité avec l’environnement informatique de votre entreprise.

Le budget défini doit comprendre les coûts de setup et les coûts de run (Mise en œuvre et exploitation)

Dans notre article suivant, vous découvrirez L’étape de consultation des éditeurs SIRH