L’étape de cadrage d’un projet SIRH

Mais un SIRH, qu’est-ce que c’est ? SIRH, définition et explications sur le fonctionnement de ce système dans notre article dédié. 

Le cadrage consiste à délimiter les contours d’un projet. Il doit rendre compte des enjeux et des moyens à engager pour la mise en œuvre d’un projet. C’est une phase d’avant-projet, qui s’en tient à l’analyse et à l’étude de la faisabilité du projet. En effet, les résultats du cadrage impacteront directement le déploiement ou non du projet.

Au départ du projet, il y a le constat pour une société que les moyens mis à sa disposition pour en faciliter le fonctionnement ne sont pas ou plus adéquats. La mise en place du projet repose donc avant tout sur un besoin. Il peut s’agir d’un problème à résoudre, ou d’une opportunité d’évolution qui se présente.

Par exemple : votre société s’est agrandie, ou certains logiciels ne permettent pas un suivi optimum. Vous réalisez votre gestion des temps et des activités sur un tableur Excel et vous souhaitez automatiser et centraliser le suivi. Les raisons peuvent être multiples.

Votre besoin va s’accompagner d’objectifs, à court et long terme.

Différents départements de votre société peuvent être concernés par la mise en place d’un SIRH. Avant toute chose, il faut déterminer lesquels. Ils peuvent être :

• La Gestion Administrative
• La Gestion des Temps et des Activités
• La Gestion de la Paie
• Le Contrôle de Gestion Sociale
• La Formation
• Les entretiens
• Le Développement des compétences
• Autres…

Un SIRH permet de manière générale de couvrir tous les grands ensembles des processus RH de votre société.

Dès cette étape du cadrage, il est important de déterminer le budget et les limites financières que votre société peut allouer au départ du projet et pendant son développement. Le budget est à présenter sous la forme d’un coût annuel.

Il convient aussi de définir les gains attendus grâce à la mise en place de ce projet SIRH.

Les moyens humains à mobiliser pour l’accompagnement de votre projet SIRH sont à définir. Différents acteurs des départements de votre entreprise vont être impliqués, et doivent être disponibles pour se réunir dans le cadre d’une équipe projet.

À l’issue de tout cela, un document va matérialiser le cadrage qui aura été fait : c’est la note de cadrage.

La note de cadrage constitue le livrable, la genèse du projet. En gestion de projet, c’est un élément synthétique qui va permettre de définir les bases du projet. Elle servira de support pour la conception du cahier des charges.

Elle répond aux questions QPQOQC : Quoi, Pourquoi, Qui, Où, Quand, Comment ?

Nous vous conseillons de la réaliser en interne, au sein de votre société, avec l’aide de tous les acteurs impliqués.

Définition du projet

Il convient de déterminer de quels modules votre SIRH devra se composer, de quoi vous avez besoin concrètement en termes de fonctionnalités.

Origine et contexte du projet

Décrivez le fonctionnement actuel de votre société, les départements concernés et le fonctionnement des logiciels. Cela permettra de mettre en avant les fonctions manquantes ou qui nécessitent d’être améliorées, et sur quels points il devient nécessaire de gagner en performance. Il est important de noter qui va être impacté par les futures fonctionnalités (départements, salariés, managers…).

Objectifs

Déterminez les objectifs à moyen et long terme du futur SIRH, ainsi que les délais à respecter.

Périmètre

Définissez le périmètre du projet en listant les fonctionnalités que va couvrir le futur logiciel SIRH, et lesquelles ne seront pas incluses. Il est possible de prévoir une mise en place évolutive du système.

Acteurs

Listez les différents intervenants concernés par cette mise en place. L’idéal est de nommer un acteur référent par département.

Séquençage du projet

Le séquençage va vous permettre de découper les différentes étapes à prévoir pour mener à bien votre projet. Il définit le planning du projet SIRH.

Exemple de séquençage du projet (planification) :

• Adresser le cahier des charges
• Choisir le prestataire parmi les éditeurs de solutions SIRH
• Lancer la mise en œuvre
• Recetter
• Mettre en production

Ressources

• Le budget annuel
• Le cahier des charges, qui sera rédigé par le chef de projet SIRH désigné.
• La réunion de lancement du projet et ses différents acteurs
• Les prestataires sélectionnés
• Les offres de prix des fournisseurs

Communication

• Construire le plan de communication et la structure de pilotage – Comité de pilotage et comités de projets à fréquence régulière
• Garantir le suivi de la qualité du projet par un dialogue régulier qui permet les ajustements nécessaires au fil de l’eau
• Assurer la convergence et la cohérence des enjeux
• Assurer le respect des jalons du projet et du planning
• Permettre la remontée d’alertes à tous les niveaux et le partage de plans d’actions correctives

Contraintes

Il est nécessaire de déterminer quelles sont les contraintes à prendre en compte dans votre gestion de projet. Elles peuvent concerner :

• Le coût : C’est toujours la contrainte la plus importante. L’investissement autour d’un projet SIRH représente généralement un budget. Il est important de limiter les coûts et d’anticiper tout montant supplémentaire en amont.
• Le temps : Si votre délai de mise en place du SIRH est serré, il faudra veiller à respecter les échéances des différentes étapes principales.
• L’accessibilité : L’accessibilité peut concerner la langue d’édition du SIRH (français, anglais, autres…) pour la bonne compréhension de l’utilisateur. Mais aussi le design des interfaces, en termes d’UX et d’accessibilité (responsive design, approche User friendly…).
• Le fonctionnement du SIRH : Il faut s’assurer de la faisabilité du projet. Les différents modules du SIRH doivent parfaitement communiquer entre eux.
• Le respect d’une norme (SOX, RGPD…) : La confidentialité des données peut être un point central à contrôler.
• La conduite du changement : Communiquer autour du projet en informant sur la mise en place de votre futur SIRH est un point important pour faire accepter et adopter le nouvel outil.
• La dépendance envers le prestataire : La sécurité des informations (sauvegardes…) et les mises à jour de sécurité vous engagent auprès d’un prestataire. Un point de vigilance est à noter concernant la restitution des données en cas de rupture de contrat ou de migration.

Risques

L’évaluation et l’anticipation des risques possibles doivent être formalisées. Mobiliser une équipe de référents permettra de contrôler régulièrement l’avancement du projet et de minimiser les risques.

Pour vous aider à identifier les contraintes et les risques, utiliser une matrice SWOT peut s’avérer utile. Celle-ci permet de mettre en rapport les forces, les faiblesses, les opportunités et les menaces liées à votre projet SIRH, ainsi que d’identifier les facteurs internes et externes favorables et défavorables à la réalisation de ces objectifs.

Les risques peuvent être, par exemple :

• Ne pas définir en amont quel est l’outil maître qui pilotera les interfaces entrantes et sortantes
• Sous-estimer le temps nécessaire au développement des interfaces…

La prochaine étape dans le projet de choix et de mise en place d’un SIRH est la partie de l’Expression des besoins. Cette étape vous permettra de poser les bases de votre futur cahier des charges pour un projet SIRH. Vous n’avez pas le temps, ou bien vous craignez de passer à côté de cette étape ? PAYJOB Audit et Conseil peut réaliser votre accompagnement de projet SIRH.