La fiche de paie électronique devient la norme

Annoncé depuis 2005, il aura finalement fallu attendre 2017, pour voir la généralisation du bulletin de paie électronique. Tour d’horizon de son application.

Depuis le 1^er janvier 2017, l’employeur peut décider de remettre un bulletin de paie électronique à ses salariés.

En réalité cette possibilité existait déjà, cependant dans les faits, très peu d’entreprises avaient recours à la dématérialisation du bulletin car son application était très / trop compliquée. Sa mise en œuvre était conditionnée à l’acceptation des salariés. Auparavant l’employeur qui souhaitait remettre un bulletin de paie électronique à ses salariés devait recueillir leur accord.

Depuis janvier 2017 et le renversement de la règle d’option, le bulletin de paie électronique est devenu la norme. Bien que le bulletin de paie dématérialisé ne soit pas obligatoire, la grande majorité des salariés l’ont adopté car il présente de nombreux avantages.

Un changement apprécié

Dans les entreprises qui ont opté pour cette transmission, le changement a été rapidement apprécié. La grande majorité des salariés se disent satisfait de ce mode de transmission et côté employeur on apprécie cette « praticité » En effet ce format représente de nombreux avantages tant pour les entreprises que les salariés.

• Pour les salariés, ces derniers peuvent aisément et en tout instant accéder facilement à leur compte et ainsi consulter et modifier leurs données personnelles tout comme récupérer leur bulletin de paie via le coffre-fort électronique.

Le bulletin dématérialisé séduit surtout les jeunes qui en apprécient l’instantanéité et l’accès depuis leur smartphone.

• Pour les entreprises, il y a bien évidemment la réduction des coûts (plus d’impression, de mise sous pli et d’acheminement). Cependant dans les faits les entreprises réalisent-elles réellement des économies, ou les dépenses sont-elles simplement transférées du poste d’impression et d’envois postaux, aux solutions de coffre-fort numérique et de signature électronique ?

Au-delà des coûts, il y a également le geste pour l’environnement, l’image de modernité et de dynamisme véhiculée par l’entreprise, puis le gain d’espace puisque désormais tous les documents sont archivés sur un logiciel.

Chez Pay Job, 100% des bulletins de paie sont aujourd’hui dématérialisés. Nous avons ainsi gagné en instantanéité (plus besoin d’attendre le courrier) et en gain de temps.

Les salariés peuvent s’y opposer

Le bulletin de paie électronique n’est pas une obligation, les salariés peuvent donc légitimement s’y opposer.

L’employeur doit informer le salarié des modalités de son droit d’opposition au bulletin de paie électronique soit un mois avant la 1ère émission du bulletin de paie ou au moment de l’embauche.

Cette information préalable permet au salarié d’anticiper la dématérialisation de son bulletin de paie et surtout de s’y opposer. À tout instant le salarié peut refuser la dématérialisation et même s’il a accepté, le salarié peut à tout moment demander de revenir à la version « papier ».

Une DRH d’un grand groupe nous confiait que le nombre de salarié opposé à la dématérialisation est minime. Selon elle, cette opposition revêt davantage d’une opposition au changement plutôt qu’au bulletin électronique.

Le coffre-fort électronique pour les bulletins de paie n’est pas obligatoire non plus, bien qu’il présente de bien nombreux avantages pour le salarié.

La conservation et la disponibilité du bulletin

La seule obligation pour l’employeur est que la remise doit s’effectuer « …dans des conditions de nature à garantir l’intégrité, la disponibilité pendant une durée fixée par décret et la confidentialité des données ainsi que leur accessibilité » (article L3243-2 du code du travail).

L’employeur est libre de choisir, soit il garantit lui-même cette disponibilité, soit il fait appel à un prestataire. Le bulletin de paie dématérialisé doit être hébergé dans un espace sécurisé, personnel auquel le salarié aura accès. Le système d’archivage électronique choisi devra respecter les normes en vigueur, être sécurisé et efficace. Celui-ci doit également garantir l’intégrité, la pérennité, la traçabilité, la lisibilité et la sécurité des documents qui lui sont confiés.

L’employeur doit garantir la « disponibilité pour le salarié du bulletin de paie émis sous forme électronique : soit pendant une durée de cinquante ans, soit jusqu’à ce que le salarié ait atteint l’âge de 75 ans.

Ce que dit la loi (code du travail, art ; D3243-8) sur la dématérialisation du bulletin de paie : « Le salarié doit être en mesure de récupérer à tout moment ses bulletins de paie dans un format électronique courant, sans manipulation complexe ou répétitive ». À cet effet, le salarié peut donc consulter à tout moment dans le coffre fort, sa fiche de paie numérique.

Le salarié dont l’employeur actuel ou les anciens dématérialisent auprès d’un prestataire, peut consulter ses bulletins de salaire depuis son CPA (compte personnel d’activité). Ainsi cela permet au salarié de disposer d’un emplacement unique pour conserver tous ses bulletins.

Depuis le 1^er janvier 2018, toutes les entreprises ont l’obligation de remettre au salarié un bulletin de paie simplifié afin de faciliter la lisibilité des bulletins de paie par les salariés. Il est fort à parier que les employeurs en profitent pour dématérialiser leur bulletin de paie, même si cela n’est pas une obligation.