L’étape de l’expression des besoins d’un projet SIRH

Découvrez ici la suite de notre article « L’étape de cadrage d’un projet SIRH ». Vous souhaitez en savoir plus sur ce qu’est un SIRH ? Apprenez-en plus sur ce Système d’Information des Ressources Humaines.

Il existe plusieurs étapes de mise en place d’un SIRH. En phase d’initialisation, on constitue la note de cadrage. En phase de planification, l’étape de l’expression des besoins permet de commencer à questionner les besoins d’une société pour lesquels on va chercher une solution. Elle s’oriente vers les résultats attendus, et non pas encore vers les actions à mener pour parvenir à ces résultats. 

Elle permet de définir le périmètre de votre projet : 

• Identification des besoins 
• Analyse approfondie des besoins 
• Documentation 
• Validation des besoins 

 Lors de cette étape, il faut donc questionner tous les spécialistes de la partie RH, afin de réaliser un livrable qui permettra de répertorier l’ensemble des besoins internes d’une société en termes de process RH.

Les ressources internes sont à identifier pendant cette phase. Les référents de chaque département doivent être partie prenante afin de définir le périmètre du projet en termes de besoins. Tous ces apports permettront d’envisager de quelles briques logicielles sera constitué le futur outil SIRH.

Il est important de mobiliser un représentant de chaque service pour formaliser les besoins de chacun : les ressources humaines, la paie, la direction financière, la direction juridique, l’IT, la performance interne… une équipe pluridisciplinaire qui va être directement impactée par le nouvel outil. Il ne faut pas oublier d’inclure également un représentant de l’utilisateur final (pour l’expérience collaborateur et/ou manager).

Enfin, un chef de projet doit être désigné pour piloter le projet de A à Z : il peut être un représentant des ressources humaines ou de la direction financière.

Afin de bien définir son besoin, il peut être utile de cartographier les logiciels utilisés actuellement.  

Par exemple : 

• Paie 
• Comptabilité 
• Organisation et administration du personnel 
• Portail RH 
• Gestion des absences et congés 
• Performance et entretien RH 
• Gestion des formations 
• Communication interne entre les collaborateurs 
• Reporting… 

Quels sont les process employés actuellement par votre organisation et quelles sont leurs failles ? 

Votre entreprise a grandi, elle a de nouveaux besoins présents et futurs. La première étape est donc de répondre à cette question : Pourquoi avons-nous besoin d’un SIRH ? 

Plusieurs raisons peuvent se présenter : 

• Fluidifier et optimiser l’ensemble des processus RH 
• Digitaliser les processus administratifs​ 
• Améliorer la productivité du service RH, Juridique et Social, des managers et des salariés 
• Enrichir l’expérience du collaborateur à travers un outil qui offre une excellente expérience utilisateur 
• Répondre aux obligations légales… 

L’expression des besoins permet de bien formaliser le projet avant de passer à l’étape suivante. C’est une feuille de route idéale et globale, qu’il va falloir affiner.  

Par exemple si on souhaite utiliser un module de formation, il faut interroger le département concerné et les personnes qui utilisent un outil dédié sur ce sujet ; l’expert, le manager, le collaborateur… pour avoir tous les éléments pour le cahier des charges. 

À l’issue de cette étape, on sait quelles sont les attentes de tous les interlocuteurs. Et selon les services concernés, le besoin va être différent. Par exemple : 

• Pour les fonctions RH : la possibilité d’organiser et administrer des entretiens en interne aux moments souhaités, mais aussi de faire du reporting facilement 
• Pour les managers et leurs équipes, avoir une meilleure visibilité 
• Pour le salarié, la gestion des RTT et des congés payés facilitée, réaliser le suivi de la formation… 

Il faut ensuite définir les objectifs du futur SIRH. Cela peut être de gagner du temps, de faire moins d’erreurs (grâce à l’automatisation des tâches) etc.

Un changement de SIRH est un choix qui s’envisage sur le long terme. Il faut donc se projeter dans 5 à 10 ans pour imaginer ce qui sera nécessaire au sein de l’organisation, et anticiper ses futurs besoins.

Les deux premières étapes de gestion de projet SIRH peuvent être réalisées en interne. C’est le moment de tâter le terrain et d’imaginer les solutions que l’on pourrait attendre pour donner suite à la définition claire et exhaustive des besoins.

Mais on peut se rendre compte qu’on n’a pas les moyens budgétaires, ou le temps nécessaire à consacrer à cette entreprise. On peut donc décider d’abandonner, ou de mettre le projet de côté temporairement. Les erreurs, à cette étape, coûtent moins cher que les suivantes : elles représentent du temps et de l’investissement en interne.

Après documentation de chaque service sur ses besoins propres, on peut se rendre compte si l’ensemble des besoins formulés ont un impact fondamental. On peut déterminer si solutionner ces besoins nous apparaît comme une évolution nécessaire pour augmenter les performances de l’entreprise. 

 Collecter les besoins va nous servir à définir clairement le périmètre du projet : 

• Quels seront les livrables 
• Leurs caractéristiques 
• Ce qui est inclus et ce qui ne l’est pas 

Et permettre à toutes les parties prenantes du projet de cerner et comprendre le périmètre du projet, ce qu’il englobe. 

On peut donc commencer à interroger les éditeurs de solutions SIRH, pour connaître les fonctionnalités proposées. En effet, les éditeurs sont souvent orientés sur un métier en particulier au détriment d’un autre (la paie, ou les entretiens RH, ou encore la Gestion du Temps et des Activités…). Avant de décider d’une short List d’éditeurs, renseignez-vous sur les spécialistes qui couvrent spécifiquement un besoin prioritaire mis en avant durant l’expression des besoins. Cela vous aidera à vous orienter pour savoir quel SIRH choisir. 

Cette étape permet de poser les bases de votre futur cahier des charges. 

Vous recherchez le meilleur logiciel SIRH pour votre besoin ? Vos besoins, comme ceux de nombreuses entreprises, sont spécifiques à son fonctionnement. Entourez-vous de professionnels et faites confiance à l’expertise de PAY JOB audit et conseil, pour passer à l’étape de la constitution du cahier des charges de votre projet SIRH. 

Dans notre article suivant, vous découvrirez Le cahier des charges d’un projet SIRH