Anomalies en DSN-Le point avec Liliana GALLOT

Les anomalies DSN sont des erreurs ou des incohérences détectées dans les déclarations sociales nominatives transmises aux organismes sociaux.  

Elles peuvent concerner l’envoi, l’établissement, l’individu, le contrat de travail, les temps d’activité, les éléments de rémunération, les cotisations (au niveau agrégé et/ou individuel), les taux appliqués sur ces cotisations, les codes utilisés pour déclarer ces cotisations, les périodes de rattachement, etc. 

Elles peuvent être dues à des erreurs de saisie, à des données incomplètes ou incorrectes, ou encore à des problèmes techniques lors de la transmission. Ces anomalies entraînent souvent des rejets ou des signalements nécessitant une correction de la part de l’entreprise. 

D’une part, les logiciels de paie intègrent divers contrôles permettant d’identifier des erreurs ou des incohérences. Le gestionnaire de paie peut ainsi les détecter au moment de la génération de la DSN, en consultant les messages généralement mis en évidence par le logiciel. 

Nous pouvons également effectuer des pré-contrôles via des outils comme DSN Val. Ces vérifications offrent un retour instantané. 

Ensuite, des contrôles sont effectués lors du dépôt, donnant lieu à des accusés d’enregistrement électronique (AEE), des avis de rejet (ARE), des certificats de conformité (CCO) et des bilans d’anomalies (BAN), tous consultables sur la plateforme de dépôt. 

Enfin, toujours sur cette plateforme, nous recevons le retour des caisses sous forme de comptes rendus métiers (CRM), qui permettent d’affiner la qualité des informations transmises. Ces comptes rendus ne sont pas toujours générés instantanément, il est donc essentiel de consulter régulièrement la plateforme pour les repérer rapidement. Pour un suivi par caisse, consultez Suivi DSN pour Urssaf et DSN Fiab pour Agirc Arrco. 

Dans un premier temps, il existe des types de contrôle décrites dans le cahier technique DSN :

– Les contrôles de syntaxe liés à la rubrique (CSL) ;

– Les contrôles de cohérence vérifiant principalement la cohérence entre rubriques (CCH) ;

– Les contrôles élémentaires de structure permettant de s’assurer que les données reçues sont bien conformes à la norme DSN (CST) ;

– Les contrôles de signalement permettent de vérifier la cohérence et/ou le contenu de certaines rubriques et/ou de certains blocs (SIG) ;

– Les contrôles sur des référentiels externes (CRE)

– etc

Ces contrôles génèrent des anomalies identifiables grâce à leur intitulé, qui précise le type de contrôle et la rubrique concernée (par exemple, « 21.G00.41.011/CRE-11 : La valeur renseignée n’est pas présente dans la table de nomenclature IDCC des Conventions collectives nationales de la DGT. Ceci n’est pas admis. ») 

En complément du cahier technique, d’autres référentiels sont disponibles sous forme de fiches, modes opératoires, guides ou tableaux résumant les contrôles dans certains CRM (119, 120, 121), accessibles sur le site Net-entreprises. 

Par exemple, l’anomalie UR_ANO_ASS_PLF_DIPA01I n’est pas répertoriée dans le cahier technique, mais elle est expliquée dans le tableau CRM 119/120, qui regroupe les contrôles et anomalies métiers de l’Urssaf. Ces outils recensent plusieurs centaines de contrôles et anomalies : il est donc essentiel de savoir où chercher l’information et d’analyser correctement les détails fournis par les caisses. 

Même avec une description détaillée des anomalies, il est crucial de comprendre le fonctionnement global de la déclaration sociale nominative avant d’effectuer des corrections. 

Par exemple, les tableaux récapitulatifs des contrôles DSN expliquent souvent comment corriger une rubrique dans le bloc 81 sans mentionner le bloc 78, pourtant essentiel pour identifier la période de référence. De même, au niveau agrégé, certaines explications suggèrent de corriger le bloc 23 sans prendre en compte les blocs 22 ou 20, ce qui peut engendrer de nouvelles incohérences. 

La Déclaration Sociale Nominative de substitution, instaurée par le décret n° 2023-1384 du 29 décembre 2023, confère de nouveaux pouvoirs à l’Urssaf en matière de vérification et de correction.  

Cette déclaration rectificative remplacera les données initialement transmises par l’employeur afin de garantir la justesse des droits sociaux des salariés. Sauf en cas de contrôle Urssaf où vous pouvez recevoir une telle DSN dès cette année, les premières DSN de substitution seront transmises à partir de mai/juin 2026. 

Concrètement, à compter de 2025, si l’Urssaf constate la présence d’anomalies non corrigées sur les mois de l’année N-1, elle transmettra au déclarant des CRM dits « de rappel » en mars N+1 pour l’informer des anomalies non corrigées.  

Les premiers CRM de rappels prévus pour le printemps 2025 ne feront pas l’objet d’une DSN de substitution en 2025. En revanche, en cas d’inaction, les CRM de rappels prévus pour le printemps 2026 vont bien déclenchés des DSN de substitution. Pour la MSA, nous avons le même principe mais le calendrier est décalé d’un an. 

A compter de la notification du CRM annuel, l’employeur devra effectuer les corrections demandées ou s’opposer aux propositions de correction de ses anomalies de manière motivée. La correction des anomalies ou l’opposition devra être effectuée par l’employeur au plus tard lors de la seconde échéance déclarative suivant la notification du CRM de rappel. 

Dans les faits, nous avons, d’un côté, une convention signée récemment par l’Urssaf Caisse nationale, l’Agirc-Arrco et la CCMSA le 24 octobre 2024 et approuvée par l’arrêté du 6 février 2025 (cf. notre article à ce sujet) sur la mise en place d’un CRM inter-régime consolidé et nous avons, d’un autre côté, les tableaux Urssaf décrivant les contrôles normalisés du CRM 119/120, où l’administration a rajouté une colonne précisant le statut de chaque contrôle au regard de la mise en œuvre de la DSN de substitution en 2026.

Nous savons donc que les efforts de fiabilisation seront mutualisés et que, du côté Urssaf, la première piste sera la cotisation de retraite de base (et plus particulièrement, la vieillesse plafonnée). A l’image de ce que nous avons déjà vu avec la retraite complémentaire, le montant de l’assiette brute plafonnée est vérifié, entre autres, à partir des informations renseignées dans le bloc 53 (et notamment, dans la rubrique remontant le nombre de jours calendaires de la période d’emploi pris en compte dans le calcul du plafond de Sécurité sociale et permettant d’identifier la base plafonnée des cotisations).  

L’exemple classique que nous avons vu avec la retraite complémentaire était avec les bulletins complémentaires pour lesquels, à tort, remontaient des jours calendaires. La caisse pouvait donc conclure qu’il fallait rajouter un plafond et donc qu’il manque des cotisations. 

Une déclaration sociale nominative de substitution est un dernier recours utilisé pour corriger des erreurs non traitées par l’employeur. Avant cela, des contrôles mensuels (CRM) et un rappel annuel permettent d’anticiper ces corrections. Sans correction ou justification, il y aura évidemment un coût employeur vis-à-vis de l’administration mais aussi un écart en comptabilité. 

En principe, pour la plupart des erreurs déclaratives, lors du premier CRM, l’employeur peut apporter des corrections sans pénalités. En revanche, attention, en cas d’omission de salariés ou d’inexactitudes répétées, des sanctions s’appliquent. 

L’employeur risque alors des pénalités financières importantes. Par exemple, une pénalité de 1,5 % du plafond mensuel de la Sécurité sociale (PMSS) par salarié est appliquée en cas d’absence de déclaration ou d’omission de salariés. Cette sanction est calculée pour chaque mois de retard, en se basant sur le dernier effectif déclaré et avec un plafond spécifique si le retard est inférieur à 5 jours. 

Si les erreurs concernent des rémunérations minorées, une pénalité de 1 % du PMSS par salarié s’applique. De plus, des erreurs liées à la norme DSN peuvent entraîner une pénalité équivalente à un tiers de cette somme.