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Adopté par BlaBlaCar, Airbus, Club Med ou encore Sanofi, le logiciel de gestion financière et du capital humain Workday est de plus en plus présent au sein des entreprises françaises. Disponible dans plus de 220 pays, les solutions Cloud de l’éditeur américain présentent un taux de satisfaction utilisateurs de 98 % et se démarquent, entre-autres, par leur capacité d’adaptation aux nouvelles réglementations et aux évolutions d’effectifs.
Avec près de 32% de croissance sur l’année 2019, Workday est l’un des leaders mondiaux des solutions Cloud pour la gestion financière et la gestion des ressources humaines.
Mais qu’en est-il de son implantation en France ? Comment expliquer l’engouement des entreprises françaises pour le pure-player du Saas ? Et que peut-on dire sur son module paie ?
PAY JOB a mené l’enquête auprès d’une dizaine de professionnels du recrutement, des RH et de la Paie utilisant (ou ayant utilisé) Workday pour en savoir un peu plus sur la réussite de Workday sur le marché français.
1. Pourquoi choisir Workday ?
C’est un fait : les français restent dépeints comme étant « réfractaires aux changements ». Un stéréotype qui semble moins marqué dans le secteur des logiciels de gestion RH et financière puisque l’éditeur américain Workday a su convaincre les entreprises françaises dès son arrivée dans l’hexagone, délogeant parfois certains mastodontes du secteur.
Workday a su se démarquer sur le marché français en jouant la carte du renouvellement. En effet, pour l’ensemble des professionnels sondés, le changement de logiciel répondait à un besoin d’adopter une solution plus moderne, capable de s’adapter à un monde en perpétuelle évolution et offrant une réelle rapidité de prise en main. L’intérêt des solutions Cloud offertes par Workday prend alors tout son sens : « Nous étions à la recherche d’un outil Saas qui permette de regrouper l’ensemble des activités HR, d’avoir une vision globale sur l’activité et la vie de chaque collaborateur » – Rebekah D’Arcy, Talent Acquisition Recruiter
En dehors de sa bonne réputation à l’international, c’est sa facilité de migration vers le Cloud et sa capacité de transition vers divers modules SAP qui ont su faire la différence :
« C’est une société cotée avec une dimension internationale : les solutions proposées prenaient en charge différentes langues et devises. Workday a aussi la particularité de savoir ‘faire le lien’ avec SAP, logiciel qui restait pour nous indispensable pour la partie paie. » – Magali Kibari, Gestionnaire de Paie ayant utilisé Workday dans le cadre de ses fonctions passées.
Mais la taille de l’entreprise semble aussi intervenir dans la décision d’intégrer (ou non) les solutions Workday. Jusqu’à présent, ce sont principalement les grands groupes et entreprises du mid-market français qui ont décidé d’opter pour cette plateforme qui leur permet d’avoir un suivi constant et efficace des succursales. Workday s’adresse donc principalement aux grandes entreprises du fait, notamment, de l’investissement en temps et en argent exigé par ces solutions.
2. Comment réussir l’intégration de Workday ?
L’éditeur le dit lui-même : il faut compter 8.2 mois en moyenne pour intégrer les modules Workday et être pleinement opérationnel. La réussite de l’intégration des solutions Workday et le passage au mode Saas nécessitent donc une phase d’évaluation et de configuration avant même la mise en place du logiciel. Le passage aux solutions Workday demande également un réel accompagnement au changement pour l’ensemble des collaborateurs : « Avant, nos managers n’avaient absolument pas l’habitude d’utiliser un tel système. C’est donc essentiel de proposer un réel accompagnement au changement, de mettre en place des formations, de produire des supports pour aider les salariés à prendre en main le logiciel. » – Rebekah D’Arcy, Talent Acquisition Recruiter
« Le changement est toujours compliqué. D’autant plus si l’on passe d’une solution locale à une solution Cloud. Mais je pense que c’est un logiciel auquel on peut facilement s’adapter. C’est un logiciel pour simplifier les choses, pour éviter que les documents confidentiels des salariés ne se perdent. » – Geneviève Chevallier, Gestionnaire des Charges Sociales
3. Quels avantages sont à souligner ?
Les avantages présentés sur le site workday.com ne sont pas que de beaux discours puisqu’un grand nombre d’entre eux sont confirmés par les retours d’expérience de nos sondés :
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Un logiciel intuitif, utilisé facilement par tous les salariés
L’interface utilisateur de Workday est facile à prendre en main et s’adapte à la diversité de ses profils utilisateurs. Un avantage notable qui permet à l’ensemble des collaborateurs d’être plus autonomes et de gérer eux-mêmes certaines actions : « Grâce à Workday, les équipes peuvent gérer seules leurs congés payés, les maladies, les RTT, toutes les absences, etc. Toutes ces informations seront par la suite validées par les superviseurs mais les informations sont automatiquement retranscrites sur les bulletins de paie, par exemple. » – Cindy Dias, Gestionnaire de Paie
« Workday est beaucoup plus ‘user friendly’ que les autres solutions de gestion que j’ai pu utiliser. Il répond à un besoin d’impliquer un peu plus les managers au niveau de la saisie, ce qu’on appelle des processus RH pour les nouveaux embauchés, les départs, les changements impactant la paye du salarié, etc. » – Anis Maalaoui, Responsable Paie
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Une interface unique qui offre un réel gain de temps
Workday propose une seule et même interface pour la planification des tâches, l’exécution des actions et l’analyse des données : « C’est un outil puissant. Je ne me vois pas retourner en arrière. En ce qui concerne le recrutement, j’ai toutes les informations nécessaires en un seul endroit. Je peux tout faire sur la même interface. » – Rebekah D’Arcy, Talent Acquisition Recruiter
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Une capacité de reporting non négligeable
L’autre force de Workday, c’est sa capacité d’analyse qui permet d’accompagner les managers dans leurs prises de décision : « Cet outil nous a apporté une vraie valeur ajoutée : vous avez accès à des tableaux de bords, des outils de suivi, toute une série d’indicateurs qui indiquaient qui était présent, qui était absent… […] des rappels pour savoir quand allaient arriver les fins de périodes d’essais » – Anis Maalaoui, Responsable Paie
« C’est un logiciel qui vient changer la façon de penser des managers et des collaborateurs. Nous avons accès à des indicateurs très intéressants, pour suivre les évolutions des effectifs, par exemple. Il permet vraiment de produire des reporting intéressants. » – Rebekah D’Arcy, Talent Acquisition Recruiter
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Les avantages du mode Saas : accessibilité et mises à jour régulières
« Faire face au changement », voici la maxime de l’éditeur américain qui semble effectivement reconnu pour sa capacité de prise en compte des nouvelles réglementations et des évolutions d’effectifs. Une aptitude particulièrement bienvenue compte-tenu de la complexité des règlementations et de la législation française.
« Autre point intéressant, les nombreuses possibilités de mises à jour que vous pouvez faire vous-même ou avec un accompagnateur. Vous pouvez voir l’étendue des options envisageables pour adapter l’outil à votre structure, à votre secteur d’activité, etc. » – Rebekah D’Arcy, Talent Acquisition Recruiter
Vous êtes à la recherche d’une nouvelle opportunité professionnelle en paie et SIRH et êtes déjà à l’aise avec Workday ? Consultez notre sélection d’offres d’emploi en paie : vous pouvez affiner votre recherche en fonction des logiciels que vous maîtrisez en cliquant ici.
4. Workday Payroll, une solution encore au banc d’essai sur le marché français
Arrivé en France en 2016, Workday Payroll vient compléter l’ensemble des modules de gestion offerts par l’éditeur. Une solution paie adoptée dès son implantation en France par la Mutuelle Générale, l’une des premières sociétés à avoir migré d’ADP vers Workday, alors que son module paie ne disposait d’aucune référence sur le marché français.
« Nous avons fait le choix d’une plateforme nativement digitale et non d’un produit traditionnel sur lequel on ajouterait une couche digitale. » – Stéphane Gannac, directeur Général Adjoint au sein de la Mutuelle Générale*[1].
En effet, Workday Payroll bénéficie d’une bonne notoriété aux Etats-Unis, au Canada et au Royaume-Uni, mais les retours de nos sondés nous laissent penser que son implantation française a été plus complexe :
« Je peux vous dire que le paramétrage en paie est assez compliqué car c’est un logiciel américain qui a du mal à prendre en compte les spécificités de la paie française. » – Cindy Dias, Gestionnaire de Paie
« D’un point de vue gestion de la paie, c’était utile d’avoir un système unique dans lequel nous avions les données RH pour une vingtaine de pays. Mais certaines données très spécifiques à la paie française étaient manquantes, comme certaines données relatives à la sécurité sociale française. Les champs n’étaient pas customisables par pays, ou alors il fallait faire un gros travail de développement. Personnellement, je pense qu’il faudrait qu’il y ait un moteur de paye spécifique pour chaque pays. Ce qui représente un gros challenge ! » – Anis Maalaoui, Responsable Paie
Une adaptation parfois compliquée mais qui n’est pas pour autant impossible ! Certaines sociétés ont ainsi configuré le module paie en fonction des besoins et des process de l’entreprise afin de travailler avec le logiciel de façon efficace. La preuve en est avec La Mutuelle Générale qui utilise Worday Payroll.
Le choix de Workday se fait donc selon les nécessités et les possibilités de votre entreprise: souhaitez-vous une plus grande indépendance de vos salariés ? Avez-vous les moyens et l’agilité nécessaire pour adopter Workday ? Etes-vous un grand groupe avec des succursales à gérer ? Si les réponses sont positives, Workday est une option à envisager !
Voici un schéma récapitulatif des options Workday et des nouvelles solutions proposées lors de cette année 2019. Vous trouverez la source avec de plus amples informations en cliquant ici.
