La dernière paie et le solde de tout compte: ce qu’il faut savoir

Au sens strict du Code du travail, le solde de tout compte est un document faisant l’inventaire des sommes versées au salarié lors de la rupture du contrat de travail (article L1234-20 du Code du travail). Il est également appelé « reçu pour solde de tout compte ».

Dans le langage des professionnels de la paie, le terme « solde de tout compte » englobe l’intégralité du processus de l’établissement de la dernière paie (le dernier bulletin, le reçu pour solde de tout compte, le certificat de travail, l’ensemble des éléments déclarés à l’administration).

Nous avons différentes étapes de calculs à effectuer ou à vérifier :

• En cas de sortie avant la fin du mois, proratisation du salaire du mois en cours. Pour rappel, la jurisprudence estime que c’est la méthode en heures réelles, et respectivement en jours réels (pour un salarié en forfait jours), qui doit être appliquée.
• La valorisation de tout variable ou de toute absence sur le mois en cours (comme par exemple, les tickets restaurant, les primes du mois, les heures supplémentaires ou complémentaires, d’autres majorations spécifiques, des absences survenues sur le dernier mois etc…).
• L’existence du versement d’éventuelles primes conventionnelles ou contractuelles calculées au prorata temporis.
• L’intégration d’un préavis (ou d’une indemnité compensatrice de préavis) en fonction du type et des modalités de départ.
• L’intégration d’une indemnité de non-concurrence si une telle clause existe et si elle n’a pas été levée par l’employeur.
• La présence d’une indemnité de fin de contrat pour certains types de CDD.
• Le solde éventuel des congés non pris sous forme d’indemnité compensatrice de congés payés.
• Le solde de tout autre type de repos dû. Tous les compteurs doivent être soldés.
• Le calcul d’une indemnité de départ en fonction du motif et les vérifications des seuils d’exonérations (indemnité de licenciement, indemnité de rupture conventionnelle, transaction etc).

Attention, le sens de ces calculs suit souvent un ordre bien précis. On ne calcule pas par exemple les indemnités compensatrices de congés payés (ICCP) sans avoir réalisé les étapes précédentes (de 1 à 6) car, potentiellement, les éléments précédents peuvent être pris en compte dans le calcul du montant de l’ICCP.  Typiquement, dans le cas contraire, on risque d’oublier dans la base ICCP une indemnité compensatrice de préavis (tout en excluant un éventuel 13^ème mois du montant), une indemnité de fin de contrat (pour un CDD) ou une indemnité de non-concurrence.

Toutes les étapes précédemment décrites doivent faire l’objet d’un contrôle détaillé. Par ailleurs, il est souvent recommandé de faire un double contrôle (par un gestionnaire de paie binôme ou par un responsable de paie) surtout sur les soldes de tout compte complexes.

A ces étapes, il faut obligatoirement rajouter le contrôle des tranches. Le point de vigilance, c’est de s’assurer que tous les éléments impactant le plafond sont bien pris en compte. J’entends par là notamment un réajustement en cas de temps partiel (en cas d’heures complémentaires, il faut penser à les rajouter dans le recalcul du plafond), en cas d’absence non rémunérée, ou encore, en cas de présence d’une indemnité compensatrice de préavis (dans ce dernier cas, on rajoute des plafonds en fonction de la durée du préavis).

Toujours au niveau des cotisations, la vérification du déclenchement des cotisations supplémentaires est un point de contrôle classique. On peut avoir des variations en fonction :

• du niveau de salaire (sur les lignes CET, le complément maladie à 6% ou le complément Allocations familiales à 1.8%) ;
• de la présence d’une indemnité spécifique (comme par exemple la contribution patronale de mise à la retraite à 50% ou le forfait social de 20% pour une rupture conventionnelle).

Un autre point de contrôle doit être porté sur la réduction générale des cotisations patronale car il y a des spécificités sur les STC. En effet, les indemnités de départ (de type IFC, ICCP etc.) qui se trouvent dans le salaire brut doivent être neutralisées dans le réajustement du SMIC (dans la partie salaire brut divisé par le salaire brut rétabli). Ce point est subtilement lié au contrôle sur les cotisations d’assurance maladie-maternité-invalidité et d’allocations familiales car le point de départ de la partie complémentaire de ces cotisations est justement ce même SMIC réajusté.

Je conseille également de vérifier les seuils d’exonérations liés à la mutuelle, à la prévoyance et à une éventuelle retraite supplémentaire.

Depuis des années, nous évoluons dans un contexte de déclarations regroupées en DSN. Il est important de bien connaître la structure d’une DSN pour savoir à quel endroit exactement nous devons vérifier les données transmises et surtout, connaître les résultats attendus.

Nous ne déclarons pas uniquement des données administratives de fin de contrat mais également des salaires bruts, des heures (ou respectivement, des jours), des indemnités de fin de contrat ou des primes en distinguant bien l’origine et leur période de référence.

Il est primordial de mettre en place des contrôles sur ces données. Penser qu’un logiciel de paie sait faire et qu’on n’a plus besoin de vérifier ces données est un grand piège. Le logiciel sait faire quand on a bien recetté et qu’on sait que l’ensemble des rubriques utilisées remontent.

Le code du travail évoque 3 documents obligatoires, peu importe la cause de la fin du contrat (licenciement, démission, fin de CDD, fin de contrat d’apprentissage, etc.) : le certificat de travail, le reçu pour solde de compte et l’attestation d’assurance chômage (articles de D1234-6 à D1234-12). En fonction des dispositifs mis en place dans l’entreprise, on peut avoir d’autres documents obligatoires comme par exemple l’état récapitulatif de l’ensemble des sommes épargnées en cas d’épargne salariale dans l’entreprise.

L’employeur a l’obligation d’informer le salarié de la date de mise à disposition des documents de fin de contrat afin de permettre au salarié de venir les récupérer. C’est la raison pour laquelle on dit que le solde de tout compte est « quérable ». Beaucoup d’entreprise pratiquent l’envoi du solde de tout compte par lettre recommandée avec accusé de réception. Mais juridiquement cette démarche n’est pas nécessaire.

En termes de délais, les documents doivent être mis à disposition dès le lendemain du terme du contrat. Mais pour des raisons de procédures de paie variant d’une entreprise à une autre, les délais sont parfois plus longs.

En cas de retard, un dédommagement pourrait être obtenu par le salarié s’il arrive à démontrer qu’il a subi un préjudice.

En principe, par chèque (car « quérable ») mais le montant calculé sur le solde de tout compte peut très bien être réglé par virement tout en mettant cette mention sur le reçu (et au plus tard à la date du versement habituel du salaire).

Oui, tout à fait. Les modalités de dénonciation dépendent de la manière dont le document a été signé par le salarié. En cas de signature sans réserve, ce dernier peut contester le reçu pour solde de tout compte dans les 6 mois qui suivent sa signature. En cas de réserves émis ou de refus de signer, le reçu peut être dénoncé dans les 3 ans qui suivent sa remise.

Attention, l’effet libératoire d’un reçu pour solde de tout compte ne concerne que « les montants qui y sont mentionnés » (article L1234-20 du Code du Travail).

Formations animées par Liliana GALLOT:

• Calculer la dernière paie et établir le solde de tout compte
• Maîtriser réduction générale des cotisations patronales
• Calcul des indemnités de rupture et leur régime social et fiscal