Coffre-fort électronique pour bulletin de paie : concept et solutions 

Vous souhaitez vous affranchir du papier au profit d’une distribution numérique des bulletins de paie ? Le coffre-fort numérique pour bulletins de paie s’est largement imposé comme un outil phare de la gestion du personnel au sein des entreprises ces dernières années. Zoom et explications sur le développement des fiches de paie numériques. 

🔍Un coffre-fort électronique, c’est quoi ? 

• Un coffre-fort numérique est une plateforme numérique sécurisée permettant à l’employeur de transmettre les bulletins de paie en ligne à ses collaborateurs. 
• Cet espace numérique personnel et sécurisé permet ainsi au salarié de consulter ses fiches de paie en temps réel et à tout moment. Concrètement, la mise à disposition de son bulletin de paie lui est notifiée par courriel, il lui est alors possible de le consulter depuis son espace personnel.

📄 Quel cadre légal ? 

• Selon l’article L3243-4 du Code du travail, l’employeur doit conserver une copie des bulletins de paie de ses salariés pendant au moins 5 ans. Dans le cas des bulletins de paie numériques, l’employeur doit les conserver pendant une durée de 50 ans ou jusqu’à ce que le salarié atteigne l’âge de 75 ans. 

• L’article L.103 du Code des postes et des communications électroniques encadre et encourage la mise en place d’un coffre-fort numérique au sein des entreprises. 
• Depuis 2017, les employeurs peuvent émettre des bulletins de paie au format électronique sans demander l’accord de ses salariés. Toutefois, si les salariés expriment leur désaccord, l’employeur est dans l’obligation de lui remettre ses bulletins de paie par voie postale. 

 

🎤 Le coffre-fort numérique, le point de vue d’une Responsable paie

Selon Peggy Pinsard, Responsable paie et ADP chez Linking Talents « Pour l’employeur, le coffre-fort numérique permet de réaliser un gain de temps et d’efficacité considérable. Du côté du salarié, il n’est plus soumis au délai d’acheminement postal, il dispose de tous ses bulletins au même endroit, sécurisés et accessibles facilement ». Et si le coût du coffre-fort numérique constitue parfois un frein pour les entreprises, « d’autres services de stockage numérique des documents sont facilement utilisables par les salariés et beaucoup sont gratuits, dans une certaine limite de stockage ». Des outils comme Digiposte, service numérique de La Poste, permettent aux utilisateurs de conserver gratuitement des documents numériques dans une limite de 5 Go de stockage. 

☑ Concrètement, quels avantages ? 

1. Avantages de coffre-fort électronique pour le salarié :

• Une meilleure expérience, à travers une consultation et un stockage des documents facilités : possibilité de consulter les fiches de paie en quelques clics et sans risque de perte des documents.  

• Sécurisation et protection des documents. En effet, il préserve des risques comme : 
  • • La falsification 
    • Le vol 
    • La perte de documents 
    • La destruction 
    • L’absence de valeur juridique  

• Un accès à vie aux fiches de paie, pour la plupart des coffres-forts numériques, même en cas de changement d’employeur

2. Avantages de coffre-fort électronique pour l’employeur :

• Un gain de temps et de productivité pour les responsables paie : une gestion facilitée des fiches de paie, sans impression ou distribution auprès des collaborateurs.  

• Un enjeu de marque employeur :  

• • • Disposer d’outils de gestion innovants 
    • Réduction de l’empreinte écologique en limitant l’impression de papier  

• Un enjeu de rentabilité : on estime l’économie réalisée de 10 à 30 centimes par document non imprimé. 
•  Une sécurisation des documents dans le cadre de la réglementation : la valeur juridique des fiches de paie est continuellement garantie, en prenant compte notamment des évolutions réglementaires dans le cadre du RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données). 

 

🔛 Comment mettre en place un coffre-fort électronique dans votre entreprise ?

Brankica Pavlovic, Directrice Activités Audits Conseils SIRH PAY JOB, nous donne les 4 étapes incontournables pour l’implémentation d’un coffre-fort numérique au sein de votre entreprise :

• Consulter votre éditeur actuel de logiciels SIRH sur une possible prestation de dématérialisation du bulletin de paie électronique 

• Ou faire appel à un prestataire spécialisé, comme les éditeurs Docaposte ou Digiposte qui auront la possibilité de se connecter via API avec votre logiciel de paie ou un système de routage sécurisé pour le dépôt des e-fiches de paie (norme NF42013).  

• Réaliser une campagne d’information et de communication auprès de vos salariés pour connaître leur positionnement vis-à-vis de la dématérialisation des fiches de paie. Comme le souligne Brankiça Pavlovic, « On observe les deux tendances au sujet de la digitalisation. En France, il y a historiquement une certaine réticence à la dématérialisation chez certaines catégories d’employés. Cependant, il y a également une adhésion grandissante de nombreuses entreprises à la distribution numérique des documents RH, qui s’inscrit aussi dans l’ère du temps ». Rappelons, à cet égard, que si le salarié s’oppose à la distribution numérique de son bulletin de paie, l’employeur est dans l’obligation de le lui transmettre par voie postale. 

• Réaliser, enfin, la mise en œuvre du coffre-fort numérique en veillant bien, de votre côté, à choisir pour une solution qui puisse garantir l’accès à vie du collaborateur à ses fiches de paie, même lorsqu’il quitte l’entreprise.