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Dossier 360 | Les tests techniques
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En Gestion de la Paie, les compétences techniques attendues par une entreprise A peuvent être très différentes d’une entreprise B. Mais il existe tout de même des prérequis indispensables. Il faut savoir saisir, analyser, contrôler et maîtriser la technicité de la Paie (bulletin de paie, Gestion administrative du personnel, déclarations sociales, logiciels, etc.). Des bases en droit social et droit du travail sont également les bienvenues. Concernant les autres compétences du Gestionnaire de Paie qu’un recruteur attend, ce sont également des soft skills. Nous verrons comment évaluer ces compétences de savoir-être et comment utiliser le test en Paie.
Évaluer les soft skills du Gestionnaire de Paie, des compétences incontournables
Le métier de Gestionnaire de Paie ne se limite donc pas à la maîtrise des chiffres et des logiciels spécialisés ; il doit avant tout faire preuve de qualités humaines essentielles. Une personnalité professionnelle et fiable est primordiale, car il gère des données sensibles qui exigent une discrétion absolue. Sa rigueur sans faille garantit l’exactitude des bulletins de salaire et le respect des obligations légales.
Par ailleurs, les interactions avec les services RH, comptables et les collaborateurs nécessitent une bonne communication et un esprit d’équipe. Face aux imprévus (erreurs, retards, évolutions légales…) il doit faire preuve de réactivité et d’adaptabilité. Enfin, la gestion du temps et des variations de de la charge de travail est cruciale pour respecter les échéances, notamment en période de clôture ou de déclarations fiscales. Ces compétences font du Gestionnaire de Paie un maillon essentiel de l’organisation ; alors comment tester ces soft skills ?
| Soft Skill à évaluer | Exemple de question d’entretien | Mise en situation ou cas pratique |
| Rigueur sans faille | Pouvez-vous me parler d’une situation où une petite erreur aurait pu avoir de grandes conséquences ? Comment l’avez-vous évitée ? | Exercice de détection d’erreurs sur un bulletin de paie avec incohérences cachées (erreurs de calcul, incohérences dans les cotisations) |
| Discrétion | Comment réagiriez-vous si un salarié vous demande le salaire d’un collègue sous prétexte d’une erreur supposée ? | Simuler un cas où une personne tente d’obtenir des informations confidentielles pour observer la réaction du candidat. |
| Travail en équipe et communication | Comment expliquez-vous une règle complexe de Paie à une personne qui n’a aucune connaissance dans ce domaine ? | Simuler un cas où le candidat doit expliquer un élément de la Paie à un Manager ou collaborateur. |
| Gestion des aléas | Racontez-moi un moment où vous avez dû gérer une urgence en paie. Quelle a été votre approche ? | Simuler un cas où une erreur de paie détectée après validation, comment la corriger et informer les parties concernées ? |
| Gestion du temps | Comment organisez-vous votre travail lorsque plusieurs tâches urgentes tombent en même temps ? | Exercice de priorisation avec plusieurs tâches à gérer dans un temps limité. |
| Gestion des changements de charge | Comment gérez-vous les périodes de forte charge, notamment en fin de mois ou lors des déclarations sociales ? | Simuler une période de clôture avec absence d’un collègue et demande urgente imprévue, quelle organisation adopter ? |
Les compétences en Paie à aller chercher en entretien
Selon l’entreprise, une expérience en ADP ou la maîtrise de SAP, n’auront pas le même intérêt, ni la même valeur. Lors de l’entretien, on veut s’assurer de trouver le bon candidat pour l’entreprise. Il faut donc bien définir les attentes pour le poste, c’est-à-dire les compétences du Gestionnaire de Paie dont vous avez besoin.
Voici de manière générale, le type de compétences qu’on teste à l’entretien d’embauche d’un Gestionnaire de Paie. Ce sont celles qui sont bien souvent déjà sur le CV, mais l’entretien permet d’aller en profondeur sur la maîtrise : le logiciel a-t-il été utilisé 2 ans ou 3 fois pendant un stage ?
- Le volume de paies
- La gestion de paie multi-sites
- Le statut des salariés des paies (cadres, ETAM, ouvriers…)
- Les logiciels maîtrisés (Paie et GTA)
- Les conventions collectives pratiquées
- Les compétences en Administration Du Personnel
- La maîtrise des obligations légales (Déclaration Sociale Nominative…)
- La participation à des projets de migration SIRH
Dans le cas d’un profil en cabinet d’expertise-comptable ou d’externalisation de paie, il vous faudra évaluer les compétences professionnelles adaptées aux prestataires de la Paie. Le test de compétences métier clés va donc se porter sur :
- Le nombre de dossiers (ou clients) présents dans le portefeuille géré, et le nombre de paies que cela représente, la typologie des populations salariale traitées, etc.
- La gestion de la paie multi-conventionsou de conventions particulières
- La gestion de plans de paie différents
Le test technique pour les Gestionnaires de Paie
Le test technique reste incontournable dans le processus de recrutement de professionnels de la Paie. Faire passer un test technique à un Gestionnaire de Paie permet de valider les principales hard skills, c’est-à-dire les notions essentielles de la Paie. Et il n’est pas rare que le test technique le poursuive dans sa carrière de Responsable Paie, puis de Directeur(trice) Paie.
Chez PAY JOB, nous souhaitons pouvoir évaluer exhaustivement les compétences des Gestionnaires de Paie que nous faisons rencontrer à nos clients. Nous avons donc créé un test de Paie depuis 2010, que nous avons régulièrement mis à jour depuis. Nous avons également une version dédiée pour les Responsables Paie, puisqu’il est important d’avoir des tests spécifiques à chaque métier sur lesquels nous sommes spécialisés. (Vous pouvez écouter notre Podcast sur le sujet : le test de Paie de PAY JOB, un outil éprouvé depuis déjà 15 ans).
Ce test technique en Paie est à faire réaliser avant l’entretien pour que vous puissiez débriefer des résultats du test avec le Gestionnaire de Paie en entretien. Bien sûr vous aurez eu un premier entretien téléphonique à minima pour pré-qualifier sa candidature ; mais nous vous recommandons de faire passer le test technique dès que possible dans le processus de recrutement.
Chez PAY JOB, nous avons déjà évalué +10 000 Gestionnaires de Paie sur ces différents sujets (non-exhaustif) :
- Les bases de calcul de la Paie
- La fixation de la rémunération
- Le calcul du temps de travail
- Les éléments de la rémunération soumis ou non à cotisations
- Les congés payés
- La DSN
Un test technique exhaustif sous forme de QCM, qui balaye plusieurs thématiques doit compter à minima 40 questions. Avec 52 questions (version 2025), celui proposé par PAY JOB est réalisé en moyenne en 43 minutes par nos candidats. La majorité de nos participants obtiennent entre 60 et 80 %. Il est d’ailleurs important de ne pas proposer un test trop facile. Si tous vos candidats ont plus de 90 % de bonnes réponses, votre test ne vous permettra pas de distinguer les plus rigoureux d’entre eux.
Par ailleurs, le test technique pour un Gestionnaire de Paie est souvent complété d’un ou deux tests supplémentaires. Dans le cas de notre cabinet de recrutement en Paie, nous faisons également passer des tests sur Excel et pour évaluer le niveau d’anglais.
Test technique ou l’alternative de l’entretien technique ?
Souvent le test technique se substitue à l’entretien technique dédié. Mais beaucoup d’entreprises n’ont pas forcément la capacité de le mettre en place et vont préférez évaluer ces compétences en Paie lors d’un entretien.
Dans ce cas, il faut poser davantage de questions techniques à l’entretien du Gestionnaire de Paie. Plus que le volume de paies ou les logiciels maîtrisés, il faudra poser des questions techniques, comme :
- Quelles sont les différentes composantes obligatoires d’un bulletin de paie ?
- Quels éléments doivent obligatoirement figurer sur un solde de tout compte ?
- Comment évaluez-vous un avantage en nature véhicule ou logement sur la fiche de paie ?
- Pouvez-vous m’expliquer comment sont calculées les cotisations sociales sur un bulletin de salaire ?
- Quelle est la règle pour décompter les congés payés lorsqu’un salarié passe d’un temps plein à un temps partiel ?
- Que faites-vous en cas de rejet de la DSN par les organismes sociaux ?
- Comment effectuez-vous une régularisation de paie sur votre logiciel habituel ?
Surtout si vous n’avez pas pu réaliser de test technique, nous vous recommandons de saisir l’opportunité de la prise de références pour poser quelques qui confirmeront les compétences du candidat. En effet, si vous avez des doutes sur quelques points, vous pourrez les développer avec son ancien N+1, par exemple.
Chez PAY JOB, nous pensons cependant que le test technique joue un rôle déterminant pour trouver les bons candidats. Par conséquent, si vous ne pouvez pas les menez vous-même, vous pouvez nous confier vos recrutements en Paie. Nous systématisons également la prise de références.
Notre cabinet de recrutement en Paie est spécialisé sur ces métiers depuis 2007 !
