Se faire accompagner pour diriger la migration SIRH (AMOA)

La phase d’aide au choix n’est qu’une étape du projet SIRH. Après avoir signé votre contrat auprès d’un prestataire, il faut organiser le déploiement de la solution. Cette période concerne les étapes depuis la commande effectuée auprès de l’éditeur SIRH jusqu’à l’installation proprement dite.

💡 L’Assistance à Maîtrise d’Ouvrage consiste à accompagner le client dans la conduite du projet SIRH. Le prestataire peut prendre en charge tout ou partie du projet. Une des stratégies peut d’ailleurs être de positionner de l’AMOA sur des étapes précises : reprise de données, Expression des règles de paie, Recette, Mise en production, Suivi du reste à faire issu de la mise en œuvre…

L’équipe projet va piloter ce déploiement, dirigé par l’assistant à maîtrise d’ouvrage. L’usage d’une matrice RACI peut l’aider à déterminer les responsabilités des différents acteurs de l’équipe de manière à répartir les actions à mener. Cet outil est particulièrement adapté pour responsabiliser différents intervenants lors de projets complexes, en leur attribuant une fonction claire et précise.

💡 Votre équipe projet interne n’est pas forcément affectée à 100% de son temps de travail. Aussi, s’adjoindre les services d’un spécialiste AMOA, permettra à une entreprise d’assurer un suivi transverse et rigoureux.

Pour maîtriser les risques, il faut les connaître et les anticiper. Une mise à plat des différents scenarii de perte ou de modifications des données peut être envisagée de manière à proposer des solutions de réparation.

À tout moment, le déploiement du projet peut être suspendu dans un but de limiter des risques trop importants. L’équipe projet peut décider de donner son go / no go, après avoir défini et analysé les risques possibles et les mesures à déployer en fonction de leur apparition.

💡Déploiement : lorsque le go est prononcé, l’essentiel du projet a abouti. Toutefois, la mise en production du SIRH peut s’avérer complexe au moins les mois qui suivent. Aussi, l’accompagnement de l’AMOA va se révéler précieux dans ces moments.

Afin que le projet se déroule sans occasionner de retard (et de coûts supplémentaires), il faut définir un planning de déploiement. Celui-ci permettra de cibler le périmètre d’intervention et de dater les étapes de la migration à effectuer.

Comment déployer l’offre SIRH Retenue ? Comment planifier le projet ? Quels sont les points aveugles et de vigilance à avoir en tête afin de se prémunir de risques ? Toutes ces questions, un spécialiste de l’AMOA peut vous aider à y répondre.

Le futur SIRH va impacter considérablement votre organisation et les personnes qui la constituent. Chacun doit être informé, à toutes les étapes de mise en place du SIRH, du changement qui se prépare. Votre comité de projet, par le biais de ses chefs de projet, va diffuser des informations concernant le projet en cours. Celui-ci concerne en effet toutes les instances, que ce soit la direction, les acteurs des différents départements, mais également les managers et les salariés.

Plusieurs actions de communication seront à préparer pour présenter les nouvelles fonctionnalités et les améliorations apportées par le nouvel outil. Des procédures peuvent être réalisées afin de préparer les équipes à la bonne prise en main de la plateforme. Communiquer, plus largement, permettra de rassurer les collaborateurs et se prémunir contre une certaine résistance au changement.

💡Change management : l’AMOA identifie également tous les changements fonctionnels, mais pas que… Elle permet d’analyser les impacts en termes d’organisation.

Des règles sont à définir et à mettre en place en même temps que le nouvel SIRH. Les règles de Paie, et de la Gestion des Temps et des Activités par exemple, doivent être paramétrées. Cela passé également par la phase de mise à plat de l’arbre hiérarchique : il faut définir les responsables de validation des congés. S’il s’agit d’un portail RH, il faut également poser un cadre. L’aspect règlementaire de chaque partie doit être complété.

Les données ont été collectées et nettoyées. Il faut à présent les transformer pour qu’elles soient adaptées au logiciel cible : le SIRH. On parle de « transcodification ». De cette façon, les données seront fiables à être exploitées.

La migration des données est lancée. Il faut vérifier que l’import s’est bien passé, contrôler que tout a bien fonctionné et que les données sont complètes et qualitatives. Cette étape est cruciale autant pour le client que pour l’éditeur. Pour se prémunir de tout problème, il est fortement conseillé d’effectuer plusieurs tests avant la migration finale.

L’assistant à Maîtrise d’Ouvrage va coordonner les activités de recette. Lors de cette phase, les différents intervenants pourront contrôler le résultat. Le projet doit être est en phase avec les objectifs définis. À cette étape, des points peuvent être encore à améliorer ou à reprendre.

💡Cette étape de recette est fondamentale dans le projet. L’AMOA va établir des scénarios de recette, suivre l’avancement et garantir la conformité des paramétrages par rapport aux besoins du client.

En premier lieu, il faudra définir quelles sont les données à reprendre pour effectuer la migration, quelle population elle concerne et quel est son historique.

Lors du transfert d’un système à un autre, on passe par une étape de migration des données. Cette étape peut paraître simple au premier abord, mais c’est un passage difficile qui demande de contrôler la qualité des données de façon à sécuriser leur transfert vers le nouveau système, sans perte ou altération.

Une migration mal effectuée peut entraîner des erreurs, même si les données d’origine étaient de qualité.

Il peut être intéressant de mener une étude des données de son système existant et d’auditer le référentiel cible. De cette façon, il sera possible de valider le type et la quantité de données à reprendre. Une reprise de l’historique des données peut être également prise en compte en déterminant la durée. Cela entraînera une plus grosse quantité de données et aura un impact sur le temps de traitement et donc de mise en œuvre de la solution.

Pendant la préparation, vous pouvez corriger les données source. Des ressources et logiciels peuvent vous aider dans cette tâche de façon automatisée.

Nous vous conseillons d’effectuer une sauvegarde complète de vos données avant le transfert.

Avant de planifier le transfert global des données, faites des tests pour vous assurer que les données sont transférées sont perte ni altération.

Enfin, certaines sociétés sont spécialisées dans la reprise de données et peuvent vous proposer leur expertise pour la bonne conduite de cette étape.

En conclusion, on constate que la migration des données est une étape délicate qui doit être effectuée avec la plus grande prudence, et qui réclame un déploiement par étapes. Elle doit être planifiée et encadrée par l’équipe projet de façon à effectuer un contrôle rigoureux. Les phases de tests et de contrôle de données sont décisives sur la bonne exploitation du futur SIRH.

💡 L’accompagnement d’un assistant à maîtrise d’ouvrage (AMOA) permet d’obtenir une prestation sur mesure : soit pour compléter et diriger votre équipe projet, soit pour intervenir sur une étape précise, soit pour effectuer un accompagnement complet dans le cadre du déploiement de votre SIRH.

Si vous êtes une société et que vous envisagez de changer de SIRH, ou que la question de la migration de vos données se présente, contactez PAY JOB audit & Conseil. Une prestation d’accompagnement à maîtrise d’ouvrage vous est proposée sur toutes les phases du projet de changement de SIRH. Bénéficiez d’une expérience sur plus d’une centaine de projets mis en œuvre, pour des entreprises de 100 à 10 000 salariés.